متن اصلی

بدون شک هنگامی‌که صحبت از نوشتار و ایجاد و ثبت الکترونیکی انواع متون مختلف با استفاده از ابزارهایی نظیر رایانه شخصی به میان می‌آید نرم‌افزار ویرایشگر متن Word به مانند نگینی در قله تمامی افتخارات و اکتسابات گوناگون خودنمایی کرده و همچنان نیز بسیار خوش می‌درخشد. نرم‌افزار نامبرده که با پشتوانه غنی خود به‌صورت گسترده‌ای در میان انواع حوزه‌های گوناگون فراگیر گشته است با در اختیار گذاری طیف وسیعی از ابزارها و قابلیت‌های متفاوت نوشت و توسعه مبتنی بر رایانه انواع متون مختلف را به‌صورت چشمگیری سهل و آسان نموده و به گونه‌ای صنعت مذکور را با خود عجین کرده است. یکی از قدرتمندترین و خلاقانه‌ترین ابزارهای گنجانده شده در نرم‌افزار ویرایشگر متن نامبرده که در این مقاله قصد معرفی آن را داریم قابلیت یادداشت‌گذاری یا به‌عبارتی‌دیگر ثبت کامنت بر روی بخش‌های مختلفی از سند بدون دست‌کاری در متن اصلی می‌باشد که در جهت ارائه بازخورد به نویسنده تأثیرات بسیاری را به خود اختصاص داده است.

تصور کنید که شخصی نوشته خود را به‌منظور ویراستاری و مرتفع نمودن اشتباهات موجود در اختیار فرد دیگری قرار داده و در چند روز آینده نیز قصد باز پس‌گیری آن را در سر دارد. فرد مربوطه پس از مطالعه نمودن متن اصلی سند اشتباهات املایی، قاعده‌ای، دستوری و … را شناسایی کرده و سپس عزم اطلاع‌رسانی آن‌ها به نویسنده را می‌کند. مطمئناً رفع تمامی اشکالات موجود در نوشته بدون اطلاع صاحب اثر علاوه بر اینکه هیچ‌گونه کمکی در جهت بهبود فعالیت وی در آینده نمی‌کند؛ ممکن است باعث ایجاد سوءتفاهم‌های گوناگونی شده و ناراحتی‌های پسین را نیز به دنبال داشته باشد. علاوه بر آن درج تمامی مشاکل مربوطه به‌صورت دستی بر روی کاغذ و سپس ارجاع به نوشته اصلی (به‌عنوان‌مثال غلط املایی در صفحه پنج، پاراگراف دوم، خط سوم) در هدر رفت مدت زمانی هنگفت بسیار تأثیرگذار بوده و به‌هیچ‌عنوان راه‌حل بهینه‌ای به شمار نمی‌رود. پیشتر گفته شد که نرم‌افزار ویرایشگر متن Word به‌منظور ارائه بازخورد بدون دست‌کاری در سند از ابزار قدرتمندی جهت یادداشت‌گذاری بر روی قسمت‌های انتخابی از نوشته برخوردار می‌باشد که علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، در ثبت داخلی تمامی مشخصه‌های موجود و عدم نیاز به منبعی خارجی جهت اطلاع از موارد مربوطه دخیل می‌باشد.

برای این منظور ابتدا بخشی از سند که قصد درج یادداشت بر روی آن را دارید انتخاب کرده (با نگهداری کلیک چپ سخت‌افزار ماوس و سپس گزینش کلمه، جمله، بخشی از جمله، پاراگراف و …) و سپس از نوار روبان به سربرگ Review مراجعه کنید؛ مشاهده می‌کنید که تمامی ابزارها و قابلیت‌های مربوط به نقد و بررسی متن اصلی سند نمایان می‌گردند.

inserting-new-comment-in-word

در سربرگ نامبرده از بخش Comments بر روی ابزار New Comment کلیک کنید؛ مشاهده می‌کنید که نرم‌افزار به‌صورت خودکار بخش انتخابی را برگزیده و سپس پنجره کوچکی جهت درج یاداشت را نمایان می‌سازد. اکنون یادداشت خود را در پنجره نمایان گردیده نوشته و سپس بر روی علامت ضربدر به‌منظور بستن کادر کلیک کنید.

new-comment-word

نرم‌افزار ویرایشگر متن نامبرده به‌منظور نمایش یادداشت‌های موجود در سند از قالب‌بندی‌های متفاوتی بهره می‌برد که این مهم در حالت پیش‌فرض با نمایش آیکون کوچکی در کناره سمت راست خط میزبان یادداشت و سپس نمایش پنجره کوچک حاوی متن کامنت با کلیک کردن بر روی آن صورت می‌پذیرد.

comment-icon-show

درصورتی‌که قصد دارید نحوه نمایش یادداشت‌های موجود در سند را تغییر دهید مجدداً به سربرگ Review مراجعه کرده و سپس از بخش Tracking با استفاده از منوی کشویی مربوطه به تغییر قالب نمایش بپردازید. گزینه Simple Markup که در حالت پیش‌فرض نیز در حالت انتخاب شده قرار دارد همان‌طور که پیشتر گفته شد با نمایش آیکون کوچک مربوطه به اطلاع‌رسانی از یادداشت‌ها اقدام می‌کند؛ علاوه بر آن حالت مذکور از قابلیت تطابق تعداد کامنت‌های حاضر برخوردار نبوده و درصورتی‌که سطری میزبان تعداد دو (یا بیشتر) یادداشت می‌باشد تنها یک آیکون در کناره خط نمایان می‌گردد که با کلیک کردن بر روی آن پنجره یادداشت‌ها نمایان شده و سپس به‌منظور اطلاع از بخش ارجاعی باید آیکون ماوس را بر روی متن مربوطه قرار دهید. گزینه ثانویه که تحت عنوان All Markup شناخته می‌شود در برخورداری از خواص گوناگون نسبت به قالب توضیح داده شده برتر بوده و با نمایان‌سازی پنلی در سمت راست صفحه به نمایش تمامی یادداشت‌ها مبادرت می‌ورزد؛ علاوه بر آن متن یادداشت با خط چینی به بخش ارجاعی متصل می‌گردد که جهت تسریع در عمل ردیابی با چشم بسیار تأثیرگذار می‌باشد، اما درصورتی‌که سند میزبان تعداد فراوانی کامنت می‌باشد ممکن است مقداری گیج‌کننده به نظر آید. در صورتی که قصد دارید یادداشتی را پاک کنید ابتدا آن را انتخاب نموده و سپس از بخش Comments بر روی گزینه Delete کلیک کنید. انتخاب گزینه Delete all comments in Document به پاکسازی تمامی یادداشت‌های موجود در سند منتهی می‌گردد.

comments-all-markup-view

پس از درج تمامی یادداشت‌های لازمه سند را ذخیره‌سازی کرده و سپس آن را به صاحب اثر بازگردانی کنید. فرد مربوطه با مراجعه به سربرگ Review و سپس کلیک بر روی گزینه Show Comments می‌تواند تمامی یادداشت‌های موجود را مشاهده کرده و سپس در جهت بهبود و ارتقاء عملکرد خود اقدام کند. ذکر این نکته نیز ضروری است که دگرگونی‌های انجام پذیرفته مبنی بر تغییر قالب نمایش و … در سطح نرم‌افزاری بوده و بر تمامی اسنادی که در آینده گشوده می‌شوند اعمال می‌گردد.